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一、会计凭证

1、会计凭证是记载经济业务,明确经济责任,作为记账依据的书面说明。会计凭证按编制的程序和用途不同,分为原始凭证和记账凭证两大类。

2、原始凭证,包括各类发票、工资等各种单据。

原始凭证根据来源不同,可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

3、记账凭证,即会计人员根据原始凭证按照借贷记账法整理的会计凭证。

记账凭证可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种,一般业务量较少的可以选择通用的记账凭证,本文是用通用的记账凭证进行讲解。

二、会计凭证填制要求

1、原始凭证填制要求

(1)要正确选用原始凭证

经办人员在填制原始凭证时,要对经济业务的种类进行审核,审核无误后才能动手填制原始凭证,应根据经济业务的性质填制相应种类的凭证。如,销售货物,要对外开具发票;领用材料要填制领料单。

(2)填制项目要齐全,手续要合法。

a、原始凭证必须具备的内容:凭证名称;凭证填制日期;填制凭证单位的名称或者填制人员姓名;经办人员的签名或者签章;接受凭证单位的名称;经济业务内容、数量、单价、金额。对于单位自制对凭证上所列的辅助内容(如限额数字、计划数字等)也必须填制。

b、从外单位取得的原始凭证,必须加盖有填制单位公章(此处公章包括发票专用章或者财务专用章等);从个人取得的原始凭证,必须有经办单位负责人或者其制定人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章(此处公章包括发票专用章或财务专用章等)。

c、凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写和小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。

d、一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。

一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸套写,并且连续编号。作废时应加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁(税控发票一般没有存根联)。

e、发生销售退回时,处填制退货发票外,退款时,必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据。

f、职工出差借款收据,必须附在记账凭证上,收回借款时,应另开收据或退还借据副本,不得退还原收据。

g、经过上级批准的经济业务,应将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档,应在凭证上注明批准机关名称,日期和文件字号。

(3)书写要符合规定

会计数字字迹要清晰、位置要适当、字体要标准。书写金额的汉字应使用:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等大写数字。

2、记账凭证填制要求

对于发生的每笔经济业务,都应根据审核无误的原始凭证正确填制记账凭证。填制记账凭证的要求主要有:

(1)准确填制日期

填制日期可能与所附原始凭证日期一致,也可能晚于原始凭证日期,但一定不能早于原始凭证日期。

(2)顺序编号

每个月的业务都要从1号顺序往下排。同一笔经经济业务,需要填制两张以上的记账凭证的,以“分数编号法”填列。

(3)填好摘要

记账凭证的“摘要栏”是对经济业务的简要说明,又是登记账簿的重要依据,必须针对不同性质的经济业务的特点,考虑到登记账簿的需要,正确填写,不可漏填或错填。“摘要”应该把经济业务的要点摘出来,简明扼要,但至少是一句话,有时主语可以省略,如“收到灵光公司回来预货款”,有时不能省略,如“李梅因公到南京出差报销差旅费”等。

(4)正确使用会计科目。

每笔业务都应该按照规定填制正确的会计科目,包括总账科目和明细科目。

(5)规范地填好金额

金额应该与原始凭证一致;没有角分的数字要补“00”;最后一行合计数字前面要加“”符号。

(6)划去空行。

记账凭证中无数字的空白行次应用“\”斜线划销,从贷方最后数字的下一行划至借方合计数的上一行。

(7)注清附件张数。

收付款业务一般按照自然张数计算,即有一张算一张;对附有火车票等差旅费报销单的附件处理,只填报销单的张数。当一张或几张原始凭证为几张记账凭证所共用,可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,摘要栏注明“附件包括第某某号记账凭证”。在其他记账凭证附件栏内注明“见第某某号记账凭证”,以便查阅。如果一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。结账和更正错误的记账凭证,可以不附原始凭证。

(8)“过账符号”栏,是在根据该记账凭证登记有关账簿后,在该栏划“√”,表示已经登记入账,避免重复登记、漏记,在没有登记入账前,该栏没有记录。

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三、会计凭证的审核

1、原始凭证的审核

(1)对每张原始凭证的真实性、合法性、合理性进行审核。

(2)对于完全符合要求的原始凭证,应当及时据以编制记账凭证入账;对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有误的原始凭证,应当退回给有关经办人员,由其负责将有关屏障补充完整、更正错误或者重开后,再办理正式会计手续;对于不真实的、不合法的原始凭证,会计机构、会计人员有权不予接受,并应当向单位负责人报告。

2、记账凭证的审核

(1)审核记账凭证内容。包括审核记账凭证是否由原始凭证,记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否相符。

(2)审核会计处理方法。包括审核会计科目的应用是否正确,二级或者明细科目是否齐全,科目对应关系是否清晰,金额是否正确。

(3)审核其它有关是否全部填列,有关人员是否签字或者盖章。

四、错误原始的更正

1、原始凭证的更正

(1)原始凭证所记载的各项内容均不得涂改,随意涂改原始凭证即为无效凭证,不能以此来作为填制记账凭证或者登记会计账簿的依据。

(2)原始凭证记载的内容有错误的,应当由开具单位重新更正,更正工作必须由原始凭证出具单位进行,并且在更正处加盖出具单位印章。

(3)原始凭证金额出现错误夫人不得更正,只能由原始凭证开具单位重新开具。

2、填制凭证的更正

(1)填制时(未入账)--应当重新填制。

(2)已登记入账的记账凭证错误更正。

a、在当年内发现填写错误时。

金额以外有错误---先用红字填制一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证“字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明”订正某月某日某号“字样。

如果会计科目没有错,只是金额错误。也可将正确数字与错误数字之间的差额,另编制一张调整的记账凭证:

调增金额用蓝字,调减金额用红字。

d、发现以前年度记账凭证有错误的---应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

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来源:中华会计网校编会计实务操作模拟实训



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